lunes, 1 de diciembre de 2008

AUDITORIA DE CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR

I. OBJETIVO
• Verificación de la autenticidad de las cuentas y documentos por pagar, su adecuado registro y control.
• Verificar que los importes a pagar, por todo concepto, corresponden a obligaciones contraídas por la entidad y son razonables respecto a los importes que se piensen.
• Comprobar que las obligaciones relacionadas con operaciones normales de la entidad representan transacciones válidas, están determinadas adecuadamente y están reconocidos, descritos y clasificadas adecuadamente.

II. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
1. Aplique el cuestionario de Control Interno de cuentas por pagar, con el fin de evaluar el grado de solidez del mismo y la eficiencia administrativa.

2. Obtenga de la entidad una relación detallada de las cuentas por pagar a la fecha del balance -bajo examen- y comparar su total con la cuenta control y los mayores auxiliares.

3. Seleccione las partidas más representativas y revise con las facturas y otros documentos originales del proveedor o acreedor.

4. Verifique que en las O/C, las facturas del proveedor estén registrada en el libro de compras de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.

5. Revise la documentación sustentatoria de la factura respectiva: órden de pedidos de la unidad solicitante, orden de compra, guía de remisión, nota de recepción, etc. verificando que estén debidamente autorizados.

6. Revise la sección relativa del control interno y la base de pruebas selectivas asegurándose que los procedimientos indicados hayan sido bien aplicados.

7. Solicite confirmación de los saldos importantes al final del período por medio de circularización, si hubiera contestaciones inconformes, investigue y recomiende las aclaraciones respectivas.

8. Revise los pagos posteriores de cuentas por pagar y determine si se han liquidado pasivos no registrados o por cantidades diferentes a las que muestran los libros, esta acción se determinará en eventos posteriores.

9. Efectúe un arqueo de las facturas pendientes de pago (O/C) al final del período y cruce con el registro de compras.

10. Verifique que las cuentas por pagar se presentan correctamente, respecto a importes, períodos, conceptos, etc.

11. Verifique que los cargos realizados en las cuentas por pagar han sido compromisos contraídos por la entidad.

12. Verifique el registro y control de las cuentas por pagar y los procedimientos establecidos.

13. Obtenga las confirmaciones, vía circularización de saldos de proveedores y acreedores.

14. Verifique si las aseveraciones contables se aplican en las cuentas por pagar, especialmente aquéllas que se refieren a integridad, existencia y exactitud.

15. Compruebe la razonabilidad de los saldos y verifique la existencia de pasivos no registrados.

16. Revise los procedimientos de contabilidad y de control establecidos en las cuentas por pagar.

17. Revise el concepto de otras cuentas por pagar, en base a su naturaleza e importancia y compruebe su razonabilidad, documentación sustentatoria y su registro.

18. Obtenga información de las distintas áreas administrativas de la entidad respecto a contratos celebrados que pudieran generar pasivos no registrados.

19. Relacione las cuentas por pagar con las operaciones realizadas por el área de abastecimiento respecto a remuneraciones, beneficios sociales y tributos pendientes de pago, así como algunas operaciones que se hayan realizado en fechas posteriores al cierre del ejercicio y que no se hayan realizado en fechas posteriores al cierre del ejercicio y que no hayan sido contabilizados.
III. PRUEBAS DE SISTEMA
• Cruzar con el mayor general el análisis de las cuentas que confirman este rubro, verificar las sumas y referenciar en los papeles de trabajo.
• Obtener y revisar las cédulas del movimiento de la deuda a largo plazo (incluye intereses por devengar y devengados) con el propósito de determinar el corto y largo plazo.
• Separar los saldos más importantes de las cuentas con el fin de realizar el análisis de la comprobación de las mismas.
• Realizar la circularización de saldos y con las respuestas efectuar lo siguiente:
- Comparar el saldo confirmado por el proveedor, con el saldo de libros.
- Por aquellos saldos que difieren efectuar lo siguiente:
a. Revisar la documentación sustentatoria de la obligación.
b. Verificar que el bien adquirido haya ingresado al almacén.
c. Verificar la aprobación de la transacción.
d. Verificar que el servicio se haya recibido.
• Examinar contratos de obras ejecutadas por el municipio y evaluar el cumplimiento de los mismos.
• Obtener y revisar el detalle de los activos otorgados en prenda.
• Revisar el cálculo de intereses y cruzar con gastos del año y con cargas diferidas.
• Determinar saldos compensatorios y tasa de interés efectivo.
• Revisar eventos posteriores (pagos) a la fecha de los estados financieros.

CUENTAS POR PAGAR
1. Contenido de la cuenta
Comprenden las deudas por impuestos, contribuciones o aportaciones y otros tributos a cargo y/o retenidos por la entidad pública.
Remuneraciones y obligaciones sociales
Representan las obligaciones de la entidad con sus trabajadores por campo de remuneraciones, así como por pensiones de cesantes y jubilados.
Contenido de la cuenta
Agrupa las cuentas divisionarias que representan las obligaciones que contrae la entidad con sus trabajadores, así como con los cesantes, jubilados por concepto de remuneraciones y pensiones por pagar.
Cuentas por pagar
Representan las obligaciones por la compra de bienes y servidores, ejecución de proyectos, obras y otros gastos incurridos por la entidad.
Agrupa las cuentas divisionarias que representan las obligaciones a favor de terceros, contraria por las compra de bienes, servicios, ejecución de estudios y obras; y de otros gastos incurridos en las operaciones normales de la entidad, incluye también la devolución de tributos mediante certificados.

2. Valuación
- Los tributos sustentados en documentos por pagar emitidos por terceros en moneda nacional se deben registrar al valor nominal señalado en dicho documento.
- Al cierre del ejercicio los saldos de las subcuentas de tributos por pagar de presentan a su valor nominal.
Valoración
Los saldos deben figurar en el balance general, a su valor nominal señalado en los documentos por pagar más interés incorporados al valor nominal.
Medición
- Al cierre del ejercicio, los saldos de las cuentas por pagar se presentan a su valor nominal, los saldos en moneda extranjera por obligaciones con terceros se presentan en moneda nacional al tipo de cambio promedio, vigente a la fecha del cierre del ejercicio.
- Con el propósito de una presentación adecuada en el balance general, el saldo que deba ser liquidado a largo plazo será objeto de reclasificación para ser mostrado como pasivo no corriente bajo el concepto a largo plazo.

3. Reconocimiento y valuación
Reconocimiento
Los saldos de las divisionarias y pensiones por pagar al cierre del ejercicio se presentan a su valor nominal.
Presentación
Se debe revelar en los estados financieros en forma comparativa y separadamente información relativa a remuneraciones y pensiones a pagar.

4. Objetivos de la auditoría
a. Objetivos Generales
Verificar que los importes a pagar por todo concepto corresponden a obligaciones contrarias por la entidad y son razonables respecto a los importes que se piensan pagar.
b. Objetivos específicos
- Comprobar que los importes revelados en las cuentas por pagar corresponden a las obligaciones contraídas por la entidad a favor de terceros, proveedores, acreedores y entidades públicas (SUNAT, EsSalud, AFP, etc.)
- Verificar que las cuentas por pagar se presentan correctamente respecto a importes, período, concepto, etc.
- Comprobar que los detalles y reportes cuadran con los mayores auxiliares y el libro mayor.
- Verificar que los cargos realizados en las cuentas por pagar han sido por pagos autorizados.
- Revisión de las cuentas por pagar a proveedores y seleccionar al proveedor más beneficiado con las cuentas, verificar y realizar un estudio comparativo de ofertas y cotizaciones de otros proveedores.

5. Evaluación del control interno
Se deberá considerar los siguientes aspectos:
• Control de las cuentas por pagar y de las compras mediante la creación de registros auxiliares.
• Correcta segregación de funciones entre la recepción de los bienes y servicios recibidos, el registros contable y la autorización y ejecución de pagos.
• Obtención de confirmaciones periódicas de saldos con proveedores y entidades públicas por obligaciones de la entidad.
• Existencia de mayores auxiliares de control con detalle de transacciones, proveedores, acreedores y composición del saldo.
• Mejoras de control interno con establecimiento de documentación interna y registrar notas de cargo, abono, órdenes de pedido, etc.
• Control de las existencias recibidas, así como de los servidores recibidos.
Deficiencias de control interno comunes
• Se cometen errores en el cálculo de intereses.
• Los pasivos no se registran y los productos obtenidos se usan para propósitos distintos a la entidad.
• Los bienes o servicios recibidos no están registrados o se registran en el periodo equivocado.
• El cálculo de los pasivos acumulados es inadecuado debido a errores matemáticos. Los pasivos no se registran por los bienes y/o servicios recibidos.
• Las rutinas de validación identifican errores, pero no se corrigen.
• Los pasivos se registran más de una vez, por más del monto autorizado o a precios excesivos.

6) Evaluación del riesgo de control interno
• Por lo general, los auditores no depositan su confianza en el control interno de la entidad.
• Para los objetivos de la auditoría, el riesgo de error puede variar de una entidad a otra, el que se ve afectado por la complejidad de las operaciones, en la cual las normas tributarias son claras y ambiguas.
Evaluación del riesgo de control interno
• Los cálculos de los importes y/o contribuciones son incorrectas.
• Los impuestos de terceros no son retenidos en oportunidades debidas.
• Los impuestos retenidos por la entidad son pagados en forma extemporánea a las fechas establecidas por la administración tributaria.
• Los auditores aplican procedimientos sustantivos para alcanzar tales objetivos, el control efectivo de las remuneraciones es esencial para todas las entidades públicas.
• El riesgo del error es bajo en relación con las operaciones normales de remuneraciones, no obstante, los auditores aplican procedimientos sustantivos para las planillas de remuneraciones en lugar de otorgar confianza a los controles debido a que es más eficiente.
• No se registran pasivo al cierre del período por los gastos relacionados con remuneraciones.
• No se registran, o no se reconoce la necesidad de registrar pasivos relativos a los beneficios de los empleados pendientes de pago.
• Existen errores de cálculo en el registro de los beneficios obtenidos por los empleados, pendiente de pago.
• Los pagos de planillas se calculan incorrectamente, las cuentas no se codifican adecuadamente.
• Las deducciones se hacen pero no se registran y las cantidades son inadecuadas. Los datos de las planillas de remuneraciones se encuentran mal clasificadas, a fin de esconder montos no adecuados o no autorizados.
• El riesgo de control es mayor para este objetivo de auditoría, los procedimientos de control de una entidad pueden estar más orientadas a proporcionar seguridad de que los bienes y servicios registrados sean válidos, aunque el control interno sea efectivo obtener toda la evidencia necesaria mediante procedimientos sustantivo de auditoría que dar confiabilidad al control interno
• Un control efectivo en los gastos es esencial para el éxito de la mayoría de las entidades, por lo tanto la gran mayoría de ellas presta atención a los procedimientos que aseguren que las obligaciones sean válidas y están registradas adecuadamente.
• Los bienes o servicios recibidos no están registrados o se registran en el período equivocado.
• El cálculo de los pasivos acumulados es inadecuado debido a errores matemáticos.
• Los pasivos y cortos no se registran por los bienes y/o servicios recibidos.
• Se ignorarán las correcciones y el reproceso durante el seguimiento de los errores identificados.
• Las obligaciones se registran más de una vez, por más del monto autorizado o a precios excesivos.
• Los pasivos de una entidad se caracterizan por ser montos significativos y de un número reducido de transacciones.
• El cálculo de los pagos que no son fijos también son rutinarios, aún cuando los datos para dichos cálculos varíen. Generalmente, es más eficiente planear un enfoque sustantivo de auditoría en esta área en vez de planear un enfoque de auditoría.
Criterios para identificar un riesgo de control alto
• Ausencia del personal especializado en asuntos relativos al cálculo y aplicación de impuestos.
• No existe personal apropiado para contabilizar los montos de los impuestos que debe retener la entidad a terceros.
• Los registros de impuestos pagados son insuficientes.
• Agrupa las cuentas divisionarias que representan las obligaciones por impuesto, contribuciones y otros tributos a cargo de la entidad y/o retenidos por la entidad.
• Ausencia de procedimientos adecuados para efectuar el corte de operaciones incluyendo en revisión.
• Los registros de asistencia de personal pueden ser procesados sin autorización, ausencia de personal con conocimiento legales y contables respecto a la preparación de las planillas de remuneraciones de los servidores y el cálculo de otros beneficios establecidos por Ley.
• Falta de efectivo ocasiona retrasos importantes en el procesamiento de pagos. Los procedimientos de control diseñados para detectar errores no se aplican al saldo de las cuentas por pagar.
• No existen procedimientos formales para autorización, revisión y aprobación. Las conciliaciones bancarias no son oportunas o no son revisadas o las partidas de conciliación reciben seguimiento oportuno.
• No existe una supervisión efectiva por parte de la gerencia.
Reconocimiento
• Cuando al cierre del ejercicio se efectúan análisis de las obligaciones tributarias, para determinar tributos devengados no registrados o contingencias tributarias se deberá proceder a contabilizar los ajustes una vez determinados y cuantificados.
• Los errores sustanciales, resultantes de errores matemáticos, deficiente aplicación de políticas contables, interpretación equivocada de la norma deberán ser ajustadas.

7. Principios de PCGA a verificar
• Los tributos aplicables se reconocen y son obligaciones de la entidad. Aseveraciones: Integridad, existencia y exactitud.
• Los montos de los tributos aplicados y acumulados.
PCGA a verificar
• Se registran los montos no pagados al final del período.
• Los montos registrados son exactos, representan servicios recibidos por la entidad y las asignaciones a las cuentas de activo, gastos, y otras cuentas están correctamente calculadas (aseveraciones: existencia y exactitud).
• Todos los pasivos e intereses respectivos se registran: montos de capital en intereses se calculan correctamente, (aseveraciones: integridad y exactitud).
• Todos los montos por pagar a proveedores u otros bienes o servicios recibidos antes del fin de año se incluyen o acumulan aseveración: integridad, existencia.
• Los pagos son válidos y están debidamente registrados, que los montos y clasificados en las cuentas de activos, gastos y pasivos y otras que sean apropiadas.
Cuentas por pagar, compras y pagos (proveedores)
• Todos los montos por pagar u otros bienes o servicios recibidos antes del fin se incluyen o acumulan de algún modo: integridad, existencia, exactitud.
• Los pagos son válidos y están debidamente registrados (bienes y/o servicios recibidos por la entidad).
• Los principios de contabilidad generalmente aceptados se aplican consistentemente.

8) Trabajos de auditoria a realizar
• Realizar acciones de verificación de saldos seleccionando muestras de principales proveedores y acreedores a fin de circularizar cartas de confirmación de saldos, a fin de conciliar, investigar y aclarar diferencias.
• Comprobar la razonabilidad de los saldos y detectar la existencia de pasivos no registrado.
• Revisar los procedimientos de contabilidad y de control internos establecidos para controlar las operaciones de la entidad respecto a las cuentas por pagar.
• Obtener informes y reportes de análisis de las cuentas por pagar, realizando comprobaciones aritméticas conciliándolas con los mayores auxiliares y con el saldo del libro mayor.
• Verificar la correcta contabilización de las cuentas por pagar en moneda extranjera, así como de las diferencias de cambio no realizadas.
• Revisar otras cuentas por pagar en base a su naturaleza e importancia y verificar su razonabilidad, documentación sustentatoria y registro adecuado.
• Obtenga información de las distintas áreas administrativas de la entidad respecto a contratos celebrados que pudieran generar pasivos no registrados.
• Relacione las cuentas por pagar con las transacciones realizadas por el área de abastecimiento respecto a pasivos existentes y con el área de personal con respecto a remuneraciones, beneficios sociales y tributos por pagar, así como algunas operaciones que se hayan realizado en fecha posterior al cierre del ejercicio.
• Concluir con el trabajo realizado y preparar la relación de conclusiones y hallazgos.

IV. CONCLUSIONES
1. Enviar las observaciones (hallazgos) a los funcionarios involucrados a efectos de recibir los descargos correspondientes, en cumplimiento del NAGU 3.60 y modificada por la Directiva N.° 259-2000-CG.

2. Evaluar los descargos recibidos a fin de determinar las observaciones definitivas que se presentarán en el informe largo.

3. Preparar un memorando que contenga las conclusiones a las que se ha llegado, y las recomendaciones del caso.

4. Aclarar todas las observaciones encontradas en las pruebas arriba indicadas, discutir con el personal apropiado, indicando nombre, cargo, fecha de discusión de las observaciones.

5. Enviar las observaciones (hallazgos) a los funcionarios involucrados a efectos de recibir los descargos correspondientes, en cumplimiento del NAGU 3.60 y modificada por la Directiva N.° 259-2000-CG.

6. Evaluar los descargos recibidos a fin de determinar las observaciones definitivas que se presentarán en el informe largo.

7. Preparar un memorando que contenga las conclusiones a las que se ha llegado, y las recomendaciones del caso.

4 comentarios:

Esdras dijo...

me parece muy interesante este compendio de enseñanza.

Castro dijo...

Excelente. Felicidades a los creadores de esta página que nos ayudan a enriquecer nuestros conocimientos.

Ruby_moon dijo...

Muchas gracias por toda esta informacion, me ha sido de gran utilidad. Se les agradece un monton, por su aporte con los usuarios.

Gestion Unap Arturo Prat dijo...

Excelente material para realizar una auditoria de las cuentas por pagar, les agradezco mucho el contenido que han expuesto para mi trabajo como Ingeniero en Control de Gestión.